邮件总是得不到回复?经典案例帮你解析“大忙人”心理

电子邮件作为职场往来必备工具,重要性不言自明。每天收发电子邮件已经成为日常工作不可缺少的一部分。然而,发出的电子邮件却总是得不到回复,是对方太忙,还是邮件本身写的不恰当?本文编译自Medium题为“How to Send Emails to Very Busy People (and a Case Study Teardown)”的文章,通过经典案列分析,帮你走出电子邮件盼复困境。

邮件总是得不到回复?经典案例帮你解析“大忙人”心理

如果要我罗列出自己的超能力,它可能会包括在一座城市里找到最好的饭馆,察觉别人遗留的机会,以及与任何人建立联系的能力。

对我来说,给十分忙碌的人发送电子邮件,并且成功得到他们的回复是很重要的一项“超能力”。这一“超能力”在很大基础上建立起我职业生涯的开端,并引领我去追求任何想走的道路。

能力的养成源于我多年以来与人们电邮沟通的各种尝试。许多年来,我一直在与不同公司的首席执行官、总裁、创始人、投资者,还有那些我欣赏的有趣的人接触。我认为我十分擅长写电子邮件(毕竟我是一个好作家!)。在发送之前,我会阅读、校对、核实邮件正文。然而直到我真正开始给事务繁忙之人(不仅仅是同行、教授或者是一般的专业人员)写邮件,我才意识到大多数人都不擅长此道。

更糟糕的是,随着这项技能带来的回报与日俱增,我开始成为一个非常忙碌的人,不断收到来自别人的邮件(尽管我这个“忙人”只是将将踏过门槛,处于光谱的低端)。

以下是我在撰写电子邮件时学习整理的一些笔记。如果你掌握了这项技能,就能获得与任何人建立联系的技巧;如果你能够用电子邮件沟通自如,世界便如同一只牡蛎,动手一撬,便能把梦想实现。

无应答心理学   

我不打算拿出一封显而易见的十分糟糕的电子邮件做展示,因为人们可以不费吹灰之力地把它批得一无是处。人们都知道,差劲的电子邮件往往是大幅文字块的罗列,没有明确的语句号召对方采取行动,它们所有的只是可怕的、不相关的主题内容,阅读这样的邮件很显然是在浪费收件人的时间。只有对时间万分慷慨的人才会愿意通过这种方式一起工作。

相反,解析那些看来不错、实际却不起作用的电子邮件更为有用。

普通人给非常忙碌的人写电子邮件时的心理活动是这样的:

“这个人很忙,每天都会收到很多电子邮件。我需要清楚地告诉他们为什么他们需要回复我的电子邮件,并且要把写信缘由说明清楚。“

“所以,我需要做到以下几件事:清除主题内容,划分段落(没有大块文本堆积!),明确的提出问题,甚至可以通过添加附件的手段凸显邮件重要性。”

综上,一般人起草的最终版电子邮件如下:

亲爱的斯莱贝克先生,

我是电子邮件大学的一名学生,最近我偶然发现了您的一篇文章,我十分喜欢。读罢思考,我发现自己经常需要发送电子邮件,并且意识到您所介绍的给忙碌的人发送电子邮件的技巧是很有帮助的。在我的学生生涯达到了一个稳定的阶段后,我决定申请进入电子邮件大学。然而不管我做什么,我的电子邮件都收不到回复。我的事业发展停滞不前。我的收入随之下降。最糟糕的是:我不能轻易地换工作,因为我不知道怎么写电子邮件!

目前我正在写一篇关于电子邮件性质和电子邮件历史的学期论文,并且将草稿作为附件一并发送给您。正如您会看到的,我还需要深入研究为什么电子邮件是并且一直会是人们获取信息的最好方式,而且我必须要反驳那些认为电子邮件与二十一世纪无关之人提出的异议。如果您有时间,我乐意听听您的想法。您有时间与我通电话吗?

期待您的回信。

查兹

这封电子邮件看起来十分不错,具备一封得体的电子邮件所必备的基本组成部分:

——明确的主题内容

——清楚的段落划分

——明确的行动号召

——有分量的附件

——盼复的署名暗示

然而这封电子邮件大多数忙碌的人都不会回复。

忙人心理     

糟糕的电子邮件发送者认为忙碌的人有着不同于自己的心理。一般的电子邮件发送者知道他们也是你我这样的普通人,但是却写不出打动对方的邮件。聪明人则知道忙碌的人就像你我一样,甚至他们拥有更少的闲暇时间。

假如你是一个普通的忙碌的人。在早上匆匆出门赶去上班,在各种电话与会议之间来来去去,最后疲惫的回到家,有的时候甚至可能到了下午或者晚上还在为突发状况耽误时间。现在想象一下,在日常繁忙的一天里,你收到了上面的那封邮件。你知道对方想要你做的事情——他希望你(1)浏览他的论文,(2)思考如何给出反馈,然后(3)安排一个时间和他来聊聊你的想法——但你当下便有时间的可能性非常低。所以你告诉自己,有时间的话你会回复的。

忙碌的人就是这样,除非他们再也没有时间回头来看,不然他们也愿意给出回复。他们将不能即时回复的邮件标记为未读或者是移动到一个“待办事项”标签的收件箱里。除了那些他们认为紧急或重大的事项能够即时得到回复,剩下的电子邮件哪怕是在收件箱里落灰的可能性也比得到回复要高一些。

在这些大忙人眼里,最糟糕的电子邮件是那些措辞得体却没有提出明确要求的。“希望能够电话沟通”、“期待与您协作”、“您的反馈将会令我获益匪浅”、“希望能够保持联系”等等都是这类邮件的常用措辞,如癌症般难以治愈。它们只是一种信号,对忙碌的人来讲回复这样的邮件就是在“消耗时间”,但是在发信人看来自己已经把要求说得十分清楚。当忙碌的对方没有回复时,发信人会感到困惑或是生气。正确的提问应当如水晶般清楚明晰,而不应是开放式的。如果是双方往来的第一封邮件,也应该提出一个易于实现的请求。

大忙人的日常就是不断权衡处理紧急与重要的交集,你的电子邮件对他们来说可能什么都不是。如果想要得到他们的回复,就应该将响应的成本降至基本为零。

如何给给大忙人发邮件         

综上所述,人们不禁要问,用哪种方式给非常忙碌的人发电子邮件更好呢?

虽然即时回复并响应上述邮件并不会有什么损害,但是回复之后可能会带来更多的工作量,需要付出时间与精力成本。

上述电子邮件的更好写法可能是如下所示:

斯莱贝克先生,

我是电子邮件大学的一名学生,偶然读到您所讲述的如何给大忙人写电子邮件的文章。我觉得这篇文章很吸引人,并且想要请教您一个关于电子邮件相关的问题,它将会为我准备即将到来的学期论文带来极大帮助。

您认为电子邮件:

A)很快会被一种新的交流方式所取代。

B)一段时间内不可能被一种新的交流方式取代。

C)B,但是就业务往来而言,电子邮件还没能展现出其最大价值。

如果收到您的回复,我将十分感激,您的反馈对于我的论文而言将会是极大的帮助,它会帮我度过写作难关。

感谢您为此所付出的时间与精力。

查兹

这封电子邮件和上文所说的内容基本相同,但更容易从一个非常忙碌的人那里得到回复。它不要求忙碌的人阅读学期论文或者下载附件,甚至不需要输入一个完整的句子作为回应(“A”将是一个不错的回应),它使得响应成本比做出标记回头再看低得多。

这类的预设回复是一个很好的方法,可以令一个非常繁忙的人更容易作出反应。一旦收到他们的回复,就可以试着提出更多要求——比如电话沟通——来碰碰运气。

我现在正在和一个事务缠身的人进行电子邮件交流,他是世界上最杰出的学者之一。几周前,我跟他还有一个朋友通了电话,之后便一直通过电邮联系,了解到他想要通过我们的关系网将自己的产品推广出去,在邮件中,我把要点写得十分清楚:

1.我很感谢他为前期沟通所付出的时间。

2.我需要他所提供的产品。

3.我能够回答他提出的任何问题。

他只回复了一封电子邮件,询问我要需送多少产品过来。我仅仅用了一个数字来回复。那之后他立即把产品送来了。

一旦产品到货,我会发信表示感谢然后提出通话的要求,两个人简单的谈一下。

如果在一开始,我同时要求电话联系和拿到产品,两者兼得的可能性将大大低于“分而食之”,因为目标的达成本质上是一种“挤”出来的持续运动。

因此,在写邮件时要记得以下要点:

1.你能给对方答复吗?。

2.你的要求应该是非常具体的。

3.不要浪费时间。

4.打持久战。在一股脑抛出自己的请求之前首先要集中精力,得到对方的回复,这会是一个好的开端。

如果你遵循这种心理学,“让即时答复你的邮件比事后回头处理更容易”,这将会显著增加从大忙人那里得到回复的几率。

原文链接:https://medium.com/the-mission/how-to-send-emails-to-very-busy-people-and-a-case-study-teardown-8dd7b3428f8e

Like
喜欢 哈哈 哇哦 悲伤 愤怒

评论 0