悄然转变中的办公方式

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谈论办公方式就像几年前谈论生活方式一样显得前卫而模糊。

办公方式指什么?最容易让人想到的是添置一些办公单品、效率工具,但很少会上升到宏观层面关于办公体系的讨论。

事实上,从近几年「办公服务」概念的兴起来看,释放出一个信号:科技对空间的加持以及竞争环境的变化,或许正酝酿着一次办公方式自上而下的转变。

会议室崛起

「未来的办公方式,会议室可能会成为主角。」

阿宝是艺帮设计的创始人,之前在美国学习、工作了十年,专注于做企业的形象设计业务。从在美国创业开始,她的团队一直选择在联合办公空间办公。回到国内,他们也顺理成章地入驻到梦想加空间。梦想加是国内的一个起步于 2015 年的联合办公空间品牌,也是艺帮在中国的第一个客户。

曾在中、美两地入驻过多个联合办公空间,同时也为多个联合办公品牌提供设计服务。在对办公服务的体验、评价上,很少有人能比阿宝更加「资深」。「我的朋友基本上也都是做 to B 业务的,大家都需要一个装修设计讲究、使用方便的会议室,需要一个能够专业的对待客户的地方。」有了在不同环境和场合约见客户、团队内部沟通的经验后,她越发意识到一个专业的会议室所隐含的重要性。

过去,在使用会议室的时候,调式投影仪、视频会议、转换插头等相关设备是一件极其令阿宝头疼的事情。不过,她在梦想加的会议室中很难找到各种接线头的存在,「现在,只需要在电脑上安装上一款软件就能够调用会议室里的设备了,在和外地客户远程会议时也可以分享电脑屏幕」。这种对比体验,让她觉得「专业的会议室能够让人更快地进入状态」。

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梦想加智能会议室

阿宝的团队称得上是一个国际化的团队,从美国起家后,目前团队在旧金山有十人,北京有五个人,上海有六个人。在业务分工上,80% 的设计师工作在美国来保证可以提供更贴近国际潮流、更前沿的设计风格,而中国的团队主要负责项目管理。这种分工模式也符合他们的初心:把国外的好设计引进来,帮国内的好品牌未来能走出去。

「因为中美时差和节假日时间不同,其实我们可以做到 24 小时不间断运转。异地的沟通更倾向于通过视频会议进行。」对阿宝而言,国际化、精英化的团队组织结构是他们的优势,同时也对其所采用的办公服务提出了相应的挑战,智能的办公系统更加被这种类型的团队所需要。在不断摸索以及频繁的现场或远程的沟通过程中,会议室这个「角色」得到了前所未有的重视。

现代企业组织结构变化正影响着办公需求的改变,对阿宝来说,高效、舒适、智能的会议体验是重点,而对陈钰来讲,则是让 200 多名员工「无落差」脱离总部大楼。

「无落差」迁徙

陈钰是小熊博望的人力总监,公司前身是百度国际事业部,已经拆分出来独立运营。「我们发展速度很快,人员一直在增加,目前的实际员工数是 200 多人。」他们占据了梦想加位于上地科技大厦的一整层楼的办公空间。

这是陈钰第一次随团队进驻到联合办公空间,之前都是在百度大厦里。在两次办公地点的转换间,陈钰对现代互联网企业的办公需求的认知愈发「提纲挈领」:网速、智能办公设备、灵活的空间是他们更看重的因素。

「网络是重点,毕竟我们是做 IT 互联网的,还经常需要和一些国际友商对接。说实话,搬到这儿之后,发现装修还挺有设计感,智能设备上也很「互联网」。让我们觉得从百度搬出来没有任何落差感,这点还是挺难得的。」

陈钰口中的「互联网」及「没有落差感」,指的是梦想加提供的「智效」智能办公体系。因为公司做的是国际业务,除了有与国外团队的视频会议需求外,也有与小熊博望深圳团队的远程视频沟通需求。而在使用梦想加所提供的这套办公服务过程中,她几乎没有觉察到有这么一套办公系统的存在,就「很自然地上手使用了」。

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办公方式|视觉中国

用户的「无感体验」,其实是系统设计者的「有意为之」。会议室的玻璃幕墙、灯光等环境会根据会议预定的状态切换隐私、投影模式,场景为人服务。梦想加智能产品高级总监罗楷希望用户使用的时候「完全觉察不到产品的存在」,「我们研发的产品都很重要,但是我想让用户在使用它的时候觉得是不重要的,这个产品要融入在环境中,使用上没有门槛,仿佛人本身很自然的一个操作,他们不需要去学习就能够掌握。」

在他看来,梦想加一直以来做的最重要的一件事就是「真正的聚合」。把所有的办公资源全部接入到一套智能办公体系下面,这套体系能够将零散的个体「粘合」成一个整体,这样用户只需要一个 ID 就能够解决如进出权限、空间预定、视频会议、打印等需求。

不过,智能系统固然是升级了办公空间,但也无法满足全部要求。在陈钰看来,由于公司快速扩张的业务情况,更灵活的办公布局也是他们所需要的。换成更大的空间当然是最容易想到的解决办法,但「大」并不是唯一解也不是最优解。如何让有一个固定的空间显得更敞亮,布局可以更合理、有更多的可能性、更有助于提升工作效率,这既是每一个职场人的办公需求也是众多空间设计从业者所一直思考、深耕的核心命题。

办公效率的提升之道

「很多大公司,先找到一个比较大的楼,然后租下来几层,也不做空间的科学设计规划,把人都放进去,这是反人性的。」在梦想加空间产品部高级总监冯纾苨看来,所谓的传统办公空间,指的是思维方式的「传统」。

已有明确的研究结果表明,办公空间对办公效率的影响是可以量化的,「我们在设计里都是通过找到心理上最舒适的点位来提升办公效率。」

在梦想加空间当中,坐在某个位置会看到谁、周边的光线是冷的还是强的、是自然光还是人工光、是一个很安静的环境还是说会听到些什么故事,这些因素都会决定一个人在某个位置、区域的状态。而冯纾苨表示这些都不是随机发生的,是经过人为设计的,通过空间的设计来引导用户的行为,进而提升工作效率和办公体验。

冯纾苨解释道,「我们在自然环境中会感到最自在,因此我们通过空间布局、摆件的高低错落、灯光的设置来营造一种「地形的变化」。我们在大环境中去塑造微环境,这样你其实是待在一个比较舒适的小空间,但同时你能看到周围有许多其他的在做其他事情的人,你们相互之间又不会打扰,而且又能够为别人的工作提供背景。」

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梦想加空间内一角

冯纾苨想要通过设计来鼓励人们更多地到公共空间里面来,鼓励用户有更多地开放交流。孙广泽便是这种设计初心的受益者之一。

不久前,孙广泽的公司想要拍一部宣传片,「我们就在社区群里问了下,发现刚好有人能做,性价比也很高。」于是,不经意间在社区里形成了一种「业务互补」。孙广泽是行田教育的 CEO,公司专注于留学业务,团队目前 30 人左右。由于公司业务性质,对办公的灵活性要求极高。就在朋友的推荐下,他带领团队入驻了梦想加空间。而他的团队也几乎把联合办公空间的「灵活性」的特点发挥到了极致。

目前,行田教育的授课以小班为主,除了为少部分老师在独立办公区租了长期的工位,在给学生做培训的时候通常会选择在开放办公区的流动工位。「我们买了很多积分,因为梦想加分布在北京很多个地方,学生和老师就可以选择到就近的空间里去上课,节省很多路上的时间。现在,老师只需要在上课的时候过来,待 1、2 个小时,消耗掉一些场地积分。」

孙广泽自身就是一个深受通勤「折磨」的人。「我现在每天上班是 50 公里往返,大概要花三四个小时,感觉每天大部分时间都在路上。」,他打趣道,「视频会议正变的越来越好,希望未来大家都能在家办公。」

自从尝试了联合办公空间后,他对传统的办公环境已很难接受。在他看来,相比于单独租一个固定的上课场地,综合成本会降低不少,「因为我们是创业公司,考虑的东西多一些,联合办公空间和独立办公空间都有去看,但我们综合对比了下整体成本、装修风格、环境、管理的复杂程度之后,还是觉得这个地方是最优解。」

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孙广泽所在的梦想加空间·北京望京科创大厦店

在这个「综合比对」当中,孙广泽还道出了很多创业公司或者小型团队的心声:门面。即使是小规模的团队也需要更好的办公环境,和高品质的办公体验。「我们公司比较小,但也需要一个门面,让学生、家长来的时候会感到靠谱的门面,这种共享办公的空间比较开阔,装修很考究,会比较体面,更好的环境也有助于签约。」他说。

他举了一个例子,当美国或者英国的学校校方代表来开会时,他会约上一些有意向的学生或家长大约二三十人左右,「在共享的开放区的大厅开会,宽敞美观的大厅再配上「无感化」的智能系统很容易给人留下好印象。」

新办公文化

冯纾苨觉得,当下这个时代,个体的价值越来越受到重视,需要每个人更多地发挥创造力,这样公司才能获得更好的竞争优势。「其实,我们在做的不仅是给创业公司提供一个经济、高效的环境,我们更是在推动这样一种新的办公文化、办公方式。」

这种「新」的体现,她举例:在梦想加的整个空间「设计哲学」当中,会议室还充当着「风景线」的角色。

会议室在所有的梦想加空间当中都处在非常显眼的位置,冯纾苨对此这样解释,「我们会用一些园林设计里面的布局方式来借景,包括用错落有致这样的方式去布置它,因为我们觉得在会议室里发生的交流是非常重要的,这是非常激发创造力的时刻,所以我们要给它创造一个最优美的环境,而且把用户在会议里面会用到的所有的需求都尽量的提前考虑到,这也包括智能系统的各种功能。」

也正是基于这种理念的设计打动了阿宝,漂亮、舒服、方便是她在和我们讨论梦想加会议室过程中反复提及的词汇,「视频会议、投屏、可以保护隐私的玻璃墙,都很让人惊喜。」

从回国后的两年时间里,阿宝在没有做推广的情况下,靠口碑拓展了 64 个客户,「这种发展速度在其他国家是不可想象的,中国那么多的创业公司值得好的设计。」像阿宝这样的团队正越来越多,量变引起质变,对办公空间、办公服务的重新诠释也越来越引起重视。

无论是会议室的崛起、对智能办公及远程协作的渴求还是对空间环境的更高要求,组织结构、业务特性的演变正在催生出更多的更加现代化的办公需求。数据显示,当下代表着「未来办公形态」的联合办公空间在中国的办公空间市场中仅占 3% 的份额。声量大,实际上还是相对小众。但即使是从这个「小」市场发出的声音来看,它也佐证了我们的办公方式正处在一次变革的浪潮之中。

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